By John Tagliabue

High taxes help destroy jobs, right?

Not always. Some European taxes have actually created a flourishing cottage industry.

In the late 1980′s, the European Union started allowing European and non-European tourists and businesses to reclaim the value-added tax levied on some products and services — an amount that could be as much as 25 percent of the money spent.

But few people — to the delight, presumably, of European tax collectors — bothered to claim the money.

By the mid-1990′s, John H. Powell calculated that as much as $10 billion was being left in European coffers. So Mr. Powell, who had become familiar with the intricacies of the value-added tax while working at Walt Disney’s business development office in Europe, started a company in Seattle that produced software that enabled companies to trace and reclaim that money.

Yet by the time he started his company, Corporate VAT Management, in 1995, he was far from alone. Dozens of companies had sprouted up for the same purpose, though with different methods, and others have since joined the pack.

In the Netherlands, Luuk Vredeveld, a business consultant, began in the 1980′s to help trucking companies reclaim taxes paid on, say, fuel. Today his company, Retourtax, has clients in various industries in the United States, Japan and Canada.

Europe has long favored the value-added tax, a complex system in which products and services are taxed at each stage from production to final sale. Though American legislators have shied away from it, the system has gained favor in other nations, like Canada, South Korea and most recently Australia.

Some refunds — for purchases at an airport, for example — are immediately available, with little paperwork and fuss.

But claiming some other refunds can be a daunting task, even for a hardened accountant. For example, business travel expenses that qualify differ by country. In Britain, where the VAT rate is 17.5 percent, eligible expenses include hotel rooms, meals (though not those for entertainment) and car rentals. In Germany, they include hotels, car rentals and meals for business entertainment.

To qualify for a refund, a business traveler must submit invoices within a certain period, which can vary by country, together with a reclaim document in the proper language. A claim for meals eaten in Denmark, for instance, must be submitted in Danish in Copenhagen.

But for many companies competing for this business, the procedure has become assembly-line simple. Clients send their invoices, which are sorted to see which qualify for refunds, and then those that qualify are forwarded to tax authorities with a refund request. Typically, a percentage of the refunded tax money — anywhere from 7 to 20 percent — is withheld as a fee.

Mr. Powell of Corporate VAT Management said many companies had failed to claim VAT’s because of paperwork lapses or uncertainty over which expenses qualified.

Corporate VAT’s latest software is designed to be applied to expense and credit card records to ferret out refundable amounts, then automatically list them and fill out the claim forms — in the right language. He is working to persuade banks, credit card and car rental companies to use his software to program accounts to trace refundable value-added taxes. These companies could then reclaim the VAT and pass all or part of the savings to clients.

One bank that has signed on is U.S. Bancorp of Minneapolis, which this summer did blind tests of the software on expense records of some big corporate clients. Robert T. Abele, president of corporate payment systems at U.S. Bancorp, said it was urging top corporate clients to test the software. ”They can get significant savings,” he said. ”And when we say significant, I’m talking tens of thousands of dollars.”

U.S. Bancorp is also the largest issuer of Visa corporate and purchasing cards, and Mr. Abele said he believed credit card companies would embrace similar software since the use of a single corporate payment system could allow companies to automate VAT claims.

Meridian VAT Reclaim, which set up shop in New York in 1990 and now has 30,000 clients, is the market leader in VAT refunding.

Deborah Ferolito, Meridian’s president, acknowledged that software like Autovat may be ”the right product for simple bread-and-butter activities.” But she said many companies also require tax consultancy and legal advice. Meridian employs about 400 people in 42 offices worldwide. Last year, revenue totaled about $33 million, and roughly 40 percent of its business is now done with European companies seeking refunds elsewhere in Europe.

Ms. Ferolito says many customers are not aware of what is refundable, and in some cases, may even have paid value-added taxes erroneously.

”Some European companies, if they’re not sure, they charge it,” she said.

Calculations become even more complex, she said, when non-European companies set up shop in Europe and must register to pay and levy the tax.

As in most businesses, the drive for economies of scale is leading to consolidation. Last year, Fexco teamed with Apax Partners, the venture capitalists, to acquire the Global Refund Group, a VAT refund specialist in Sweden, from Cendant.

At the same time, Meridian was acquired for $190 million by the Profit Recovery Group International, an Atlanta company specializing in account auditing. Ms. Ferolito said Meridian brought its client base to the marriage, while Profit Recovery brought experience in recovering misspent money in other areas of corporate accounting, like telecommunications and shipping.

Retourtax houdt zich sinds 1985 voor Nederlandse én buitenlandse bedrijven bezig met het terugvorderen van in het buitenland betaalde BTW. De verschillen in regelgeving zijn per land groot, maar Retourtax kent de weg, de taal en de wetten als geen ander.

Luuk Vredeveld heeft een gave: hij kan mensen gelukkig maken. Hij kan zelfs een lach toveren op het gezicht van de meest stugge ondernemer. En iedereen die dat wel eens geprobeerd heeft, weet hoe moeilijk dat is. Hoe krijgt Luuk Vredeveld dit voor elkaar? Niet door het plaatsen van snedige opmerkingen, het uitvoeren van een reeks clowneske capriolen of het tappen van schuine bakken. Hij doet dit door geld uit te delen. Zo simpel zit het. Luuk Vredeveld is voor ondernemers wat Sinterklaas is voor kleine kinderen. Alleen de baard ontbreekt. “Je maakt mensen nergens zo blij mee als met het geven van geld,” legt de grondlegger van Retourtax uit. “Maar laat ik van meet af aan duidelijk zijn: in feite trakteer ik ze van hun eigen centen; ik spoor hun loopt, lieten veel bedrijven de BTW-boel de boel en namen liever hun verlies dan hier nog meer kostbare tijd in te hoeven steken. En dat is natuurlijk zonde. Want de restitutiebedragen kunnen oplopen tot in de tonnen.”

Talenkennis

Het bleek een gouden greep. Retourtax groeide elk jaar een stukje groter en houdt sedert zeven jaar domicilie in het Achterhoeks Ondernemerscentrum in Doetinchem. Het bedrijf biedt een service die zijn gelijke in Nederland niet kent; slechts de vier grote accountantskantoren (‘de big four’) verlenen een soortgelijke dienst. “Het verschil zit ‘m erin dat wij ons met Retourtax uitsluitend op de BTW-problematiek richten. We doen het er dus niet zomaar even bij. Bovendien spreken we onze talen. Naast Nederlands ook vloeiend Duits, Engels, Frans, Italiaans, Spaans en Portugees. Indien gewenst, lenen we op dit gebied expertise in. We kunnen dus overal in de wereld communiceren. En dat is een geld op en bezorg het ze netjes terug. Tegen een redelijke commissie. Vindersloon, zeg maar.”

Gespecialiseerde kennis

Luuk Vredeveld maakt met zijn bedrijf Retourtax gemiddeld achthonderd cliënten per jaar gelukkig. Sommigen zelfs dolgelukkig, afhankelijk van de hoeveelheid betaalde BTW die Vredeveld en zijn zes medewerkers wereldwijd weten terug te vorderen. Want dat is wat Retourtax doet. Met als belangrijkste wapen de geactualiseerde kennis van buitenlandse BTW-wetgeving, die per land dramatisch kan verschillen. Ook binnen Europa en ondanks de zogenoemde Achtste en Dertiende BTW-Richtlijn van de Europese Commissie die onder andere standaardisatie voorschrijft. Luuk Vredeveld: “Ik ben er twintig jaar geleden aan begonnen toen ik door een aantal transportbedrijven werd benaderd om in het buitenland betaalde BTW terug te halen. Omdat dat nogal wat voeten in de aarde heeft en men door gebrek aan kennis tegen allerlei muren aan- groot voordeel. Als ondernemers het op hun eigen houtje proberen, moeten ze niet alleen op fiscaal gebied steeds opnieuw het ei van Columbus uitvinden, maar lopen ze ook steeds tegen die taalbarrière aan. Wij zeggen altijd: laat ons het werk doen waar wij goed in zijn, dan kunt u doen waar u goed in bent.”

No Cure No Pay

Vijfenzeventig procent van de cliëntèle is Nederlands, de rest komt uit Europa en Azië. Zo verzorgt Retourtax onder meer voor een paar grote Japanse en Koreaanse multinationals de BTW-teruggave in diverse Europese landen. Maar ook kleinere ondernemingen zijn welkom. Van harte zelfs. De klanten zitten over het hele land, maar Vredeveld merkt dat met name de Achterhoekse ondernemers de aap langdurig uit de boom kijken. “In deze contreien moddert men nog heel lang zelf wat aan. En dat hoeft echt niet. Wij werken volgens het principe ‘no cure no pay’, ondernemers vallen zich dus geen buil.” Wat veel ondernemers niet weten, is dat het al vanaf een paar duizend Euro aan uitgaven interessant wordt om achter de bonnetjes aan te gaan. En dat ze zestien tot vijfentwintig procent van alle in het buitenland gemaakte kosten kunnen terugkrijgen. Voor een provisie van vijf tot twintig procent van het gerestitueerde bedrag (gestaffeld, minimaal € 190,- per aanvraag, all-in) regelt Retourtax alles. Luuk Vredeveld: “Wat de klant hiervoor terugkrijgt? Hij kan beschikken over de grootst mogelijk know how op het gebied van buitenlandse BTW en omzetbelasting. Dit levert hem niet alleen een flinke kosten- en tijdsbesparing op, maar ook nog de nodige centjes. Of hij er echt gelukkig van wordt, dat weet ik niet. Ik doe in ieder geval mijn best!”

BTW staat voor Belasting Toegevoegde Waarde en drukt alleen op de consument. Het BTW-systeem is inmiddels in de meeste landen ingevoerd (in Nederland per 1 januari 1969). De Verenigde Staten kennen geen BTW maar een Salestax. Dit houdt in dat Retourtax u in dit land niet kan helpen.

Voor meer informatie over aangifte, terugvordering en advies, surf naar www.retourtax.nl of www.btw.nl.

“Jaarlijks laat het bedrijfsleven vele miljoenen aan buitenlandse omzetbelasting liggen”, zegt Luuk Vredeveld, directeur-eigenaar van Retourtax in Doetinchem. Hij begon in de avonduren met zijn bedrijf dat zich bezighoudt met de resititutie van buitenlandse omzetbelasting, en heeft inmiddels 800 klanten over de hele wereld.
Terwijl veel ondernemers altijd maar op zoek zijn naar een gat in de markt, valt anderen de “niche” gewoon in de schoot. Je moet hem dan natuurlijk wel opmerken. En dat deed Luuk Vredeveld toen hij zestien jaar geleden werkzaam was in de transportsector. “Transportbedrijven hebben altijd te maken met getankte dieselolie. Daar zit omzetbelasting op, vanzelfsprekend ook als er in het buitenland wordt getankt.” Vertelt Vredeveld. “Bij het bedrijf waar ik werkte was een van mijn taken het aanvragen van BTW-restitutie van de omzetbelasting. Zo kwam ik met het fenomeen van de buitenlandse restitutie in aanraking. Enige tijd later werd ik adjunct-directeur bij een ander bedrijf. Al snel kwam ik erachter dat deze firma Duitse facturen inclusief omzetbelasting als kosten boekte, waardoor er elk jaar zo’n 2.500 euro bleef liggen. Men wist niet dat je buitenlandse omzetbelasting kon terugvragen en was heel verbaasd toen ik dat vertelde.”

Van achterkamer tot marktleider Door deze reactie kreeg Vredeveld het vermoeden dat er veel meer ondernemingen moesten zijn die omzetbelasting in het buitenland lieten liggen. Hij besloot zich hiermee in de avonduren bezig te gaan houden. “Het bedrijf waar ik toen werkte werd mijn eerste klant en zo is Retourtax ontstaan. Ik had vrijwel geen kosten. Ik heb alleen briefpapier laten drukken en hen een mailing de deur uit gedaan naar bedrijven in de Achterhoek. Daar kwam respons op, ook van een aantal grote ondernemingen. Na een tijdje ben ik landelijk gaan mailen en ook dat leverde een aantal grote klanten op. Ik kreeg steeds meer werk en uiteindelijk heb ik zes jaar geleden mijn baan opgezegd om me volledig op Retourtax te richten.”

Retourtax is inmiddels gehuisvest in een keurig kantoorpand op een bedrijventerrein in Doetinchem. Vredeveld heeft drie mensen in dienst en krijgt geregeld hulp van zijn vrouw bij vertaalwerkzaamheden. Jaarlijks haalt hij zo’n 11 miljoen euro aan omzetbelasting terug voor klanten uit de hele wereld. Een van de meest tot de verbeelding sprekende leden van zijn klantenkring is ongetwijfeld de nationale bank van Mauritius. Volgens Vredeveld is Retourtax in Nederland marktleider.

Nettowinst weggooien Vredeveld vertelt dat bij veel bedrijven nog misverstanden bestaan over de restitutie van omzetbelasting. “Ik hoor nog geregeld: binnen de EU is alles toch zonder BTW? Maar dat geldt voor de im- en export van goederen. Waar ik me mee bezighoud – binnen en buiten de EU – is het terugvragen van de omzetbelasting opkosten die je in het buitenland maakt. Denk aan beursdeelname, standhuur, kraanhuur, hotelkosten, autohuur, brandstof en diensten. Allemaal zaken die bedrijven maar al te vaak automatisch als kosten boeken, zonder te denken aan de omzetbelasting die er in die bedragen zit. Ik denk dat het Nederlandse bedrijfsleven op die manier jaarlijks tientallen, zo niet honderden miljoenen laat liggen.”

Een eenvoudige rekensom leer dat een ondernemer die 50.000 euro (inclusief omzetbelasting) kosten maakt voor deelname aan een beurs in Duitsland, bijna 8.000 euro (16 %) laat liggen als hij nalaat de omzetbelasting terug te vragen.

Vredeveld: “Dat moet je zien als pure nettowinst die je weggooit. En je moet heel wat omzetten om dat weer als pure winst terug te krijgen. Stel dat een bedrijf 10.000 euro heeft laten liggen en de nettowinst op jaarbasis 2 % van de omzet bedraagt. Dan moet je 500.000 euro omzet genereren om dat weer goed te maken. Er zijn zelfs landen die 25 % omzetbelasting rekenen. Dus het kan echt om heel substantiële bedragen gaan, soms tot ver over de 500.000 euro.”

Struikelblokken De reden dat niet alleen het midden- en kleinbedrijf, maar ook veel grote bedrijven en organisaties Retourtax inschakelen is volgens Vredeveld dat het terugvragen van de omzetbelasting iets is wat eigenlijk alleen in de praktijk – met vallen en opstaan – kunt leren.

“Theoretisch weten belastingdeskundigen natuurlijk hoe dat zit, maar in de praktijk zijn omzetbelasting en nationale regelgeving daaromheen heel complex.

Je kunt de documentatie opvragen en doorworstelen, maar daarmee ben je er nog niet. Je moet precies weten hoe je de formulieren moet invullen. Landen houden zeer nauwlettend in de gaten of niet ten onrechte wordt terugbetaald. Eén verkeerd kruisje op je formulier en je restitutieaanvraag wordt afgewezen.

Ook moet je de verschillende deadlines in de gaten ouden. Als iemand zich één keer per jaar over de restitutieaanvragen buigt is de kans groot dat hij het niet helemaal goed doet. Het is duidelijk dat dat een onderneming veel geld kan kosten; vandaar dat men vaak kiest voor outsourcen.”

Geen archetypische ondernemer Vredeveld heeft zijn activiteiten onlangs uitgebreid met Peacefield & Peartree, een internationaal administratiekantoor dat MKB-ondernemingen adviseert op bedrijfskundig, financieel en fiscaal gebied. Peacefield & Peartree adviseert daarnaast Nederlandse bedrijven die op de Duitse markt opereren.

Vredeveld: ” We regelen vergunningen, voeren de administratie en kunnen helpen met het oprichten van een buitenlandse rechtspersoon. Hetzelfde doen we voor Duitse bedrijven hoer. Daarnaast heb ik plannen om me onder de naam BTW Consult Nederland verder te profileren als echte BTW-specialist in Nederland. Ik denk dat hier een grote vraag naar is omdat omzetbelasting heel ingewikkeld is; er is bijvoorbeeld veel jurisprudentie over. Er zijn al veel accountantskantoren, grote en kleine, die cliënten met vragen op dit gebied naar ons doorverwijzen.”

Toch ziet Vredeveld zichzelf niet als een archetypische ondernemer die altijd maar wil groeien. “Nee, eigenlijk ben ik geen echte ondernemer. Het gaat me niet om het groeien op zich, ik wil alleen leuk en uitdagend werk hebben en een goeie boterham verdienen. En dat doe ik”.

Retourtax
Postbus 355 / 7000 AJ Doetinchem
Telefoon +31 (0)314-368936 / Internet: www.retourtax.com

“Een verenigd Europa bestaat niet en zal ook niet bestaan zolang ik leef. We blijven afzonderlijke landen met een eigen wetgeving.” Europessimisme? Nee, realiteit zegt Luuk Vredeveld. Hij is directeur van drie ondernemingen. Peacefield & Peartree, een bedrijf voor administratie-service, belasting- en financieel advies voor Neder landse bedrijven in het buitenland en buitenlandse bedrijven in Nederland. Retourtax, een bedrijf dat zich bezighoudt met terug vordering van omzetbelasting uit alle landen die dat doen. En ten slotte BTW Consult Nederland, een naam die precies aangeeft wat het adviesbureau doet.

Nederlanders willen te graag
Vanwaar die visie op de realistei? “In Nederland denken we altijd, dat men in heel Europa zo denkt als wij. Dat iedereen met iedereen handel wil drijven. Nou, vergeet het maar. Wij zijn van nature gericht op het buitenland en bereid daarin te investeren, maar dat wil absoluut niet zeggen dat dat elders ook zo is. Een klein voorbeeld: als een buitenlands bedrijf in Nederland omzetbelasting terugvordert, krijgt hij het bedrag per ommegaande op zijn rekening gestort. Nauwelijks formaliteiten. Hij kan bij wijze van spreken volstaan met een kopie van een bestelbon. In Italië duurt het soms drie jaar voordat je geld terugziet. En in Duitsland krijg je een boete als je op een van de vele formulieren per ongeluk het huisnummer verkeerd hebt ingevuld. In Nederland willen we te graag.”

Vijftien procent
Verder constateert hij dat het verschil in regelgeving tussen de landen eerder toeneemt dat af. “In Duitsland is vanaf 1 januari 2002 een nieuwe belastingregeling van kracht, een heffing van bronbelasting. De Duitse fiscus houdt op een aanneemsom vijftien procent in, bij wijze van voorschot op loon en vennootschapsbelasting. Nederlandse bedrijven hebben formeel recht op teruggaaf, maar dat duurt een eeuwigheid, want de fiscus aldaar kampt met een administratieve onderbezetting. Je kunt de regeling omzeilen door een GmbH op te zetten. Geen papieren onderneming, aar eentje met een werkelijk bestaand adres. Daar zit nog wel muziek in. Hen ikzelf ook gedaan. Een bedrijf met een Nederlandse directeur, maar wel met Duitse medewerkers.”

En zo kan Vredeveld nog wel even doorgaan met argumenten om zijn stelling aan het begin van dit stuk te onderbouwen. Hij noemt de Duitse wet met de prachtige naam Arbeitsnehmer Entsende Gesetz een ontmoedigende papierwinkel voor buitenlandse ondernemingen die ook in Duitsland willen gaan werken.

Euro
En de Euro dan? “Die maakt alleen de prijsvorming transparant. Je kunt gemakkelijker vergelijken. De Duitse opdrachtgever kan bijvoorbeeld snel zien dat Nederlandse bouwbedrijven goedkoper kunnen bouwen. Maar, dat verschil wordt teniet gedaan door regelrechte protectionistische maatregelen die een kostprijsverhogende papierwinkel met zich meebrengen. Tenminste niet zoals wij ons dat wensen: een gebied met open grenzen en vrij verkeer van personen en goederen. Een gebied met kansen voor ondernemende zakenlieden.”